Налаштування інтеграції із Zapier

Zapier потребує облікового запису Zapier (безкоштовний рівень доступний з обмеженнями). Lumenbase надає API-доступ; Zapier займається оркестрацією.

Перш ніж перейти до налаштування, ось реальні приклади Zap, які команди зазвичай створюють:

Схема завжди одна: подія-тригер (щось відбувається) плюс дія (зробити щось у відповідь). Zapier поєднує їх у "Zap".

• Форма до контакту: відправлення через Typeform, Jotform або Google Forms створює новий контакт у Lumenbase з полями форми, зіставленими з властивостями контакту.
• Сповіщення про Угоди: коли Угода переходить до "Закрита виграна", надсилається святкове повідомлення в Slack і рядок додається до Google Sheet для команди продажів.
• Збагачення Ліда: створено новий контакт? Zapier звертається до Clearbit або іншого сервісу збагачення, потім оновлює контакт даними компанії.
• Синхронізація календаря: заброньовано зустріч у Calendly? Створіть активність у Lumenbase і прив'яжіть її до відповідного контакту за електронною поштою.

Zapier потребує API-ключ для аутентифікації з Lumenbase. Згенеруйте його в налаштуваннях вашого робочого простору.

Ставтеся до API-ключів як до паролів. Не діліться ними в електронних листах, повідомленнях Slack або зверненнях до підтримки. Якщо ключ скомпрометований, негайно відкличте його та згенеруйте новий.

1. Перейдіть до Налаштування → Налаштування компанії → Інтеграції → API
2. Натисніть "Згенерувати новий ключ" і дайте йому описову назву, наприклад "Zapier Production"
3. Скопіюйте ключ негайно. Після закриття діалогу ви його більше не побачите.
4. Зберігайте ключ у безпечному місці. Ви вставите його в Zapier під час налаштування.

Розглянемо поширений варіант використання: створення контакту в Lumenbase, коли хтось заповнює форму.

1. Розпочніть новий Zap: увійдіть у Zapier і натисніть "Створити Zap". Ви побачите двокроковий редактор: Тригер ліворуч, Дія праворуч.
2. Налаштуйте тригер: знайдіть свій інструмент для форм (Typeform, Google Forms тощо) і виберіть "Нова відповідь" або аналогічне як подію тригера. Підключіть свій акаунт і виберіть конкретну форму.
3. Додайте дію Lumenbase: для кроку дії знайдіть "Webhooks by Zapier" і виберіть "POST" як подію дії.
4. Налаштуйте вебхук: візьміть адресу прийому контактів і потрібний заголовок з довідника API. Ключ створюється в Налаштування → Робочий простір → API. Встановіть тип корисного навантаження JSON.
5. Зіставте поля форми: зіставте поля форми з властивостями контакту Lumenbase. Наприклад: first_name до Ім'я, last_name до Прізвище, email до Адреса електронної пошти.
6. Протестуйте та опублікуйте: запустіть тест для перевірки потоку даних. Перевірте Lumenbase, щоб підтвердити створення контакту. Якщо все працює, увімкніть Zap.

Хочете, щоб події Lumenbase запускали Zap? Вам потрібно налаштувати вихідні вебхуки. Коли щось відбувається в Lumenbase (створено Угоду, змінено етап тощо), система надсилає POST-запит на URL вебхука Zapier.

Будьте вибірковими щодо того, які події запускають вебхуки. Надсилання кожного оновлення контакту до Zapier може швидко вичерпати вашу квоту завдань.

1. У Zapier створіть новий Zap із "Webhooks by Zapier" як тригером
2. Виберіть "Catch Hook" як подію тригера. Zapier згенерує унікальний URL.
3. Скопіюйте цей URL і вставте його в Lumenbase: Налаштування → Налаштування компанії → Інтеграції → Webhooks
4. Виберіть, які події мають запускати вебхук (створено Угоду, оновлено контакт тощо)
5. Збережіть конфігурацію вебхука

• contact.created: додано новий контакт
• contact.updated: змінено поле контакту
• company.created: додано нову компанію
• deal.created: нову Угоду додано до пайплайну
• deal.stage_changed: Угоду переміщено до іншого етапу
• deal.closed_won: Угоду позначено як виграну
• deal.closed_lost: Угоду позначено як програну
• task.completed: завдання позначено як виконане

Ці схеми вирішують проблеми, з якими стикаються багато команд. Адаптуйте їх до своїх конкретних інструментів.

• CRM до сповіщень Slack: тригер при зміні етапу Угоди на "Закрита виграна" через вебхук, дія: публікація повідомлення в каналі Slack із назвою Угоди, вартістю та власником.
• Форма до створення Ліда: тригер при новому відправленні форми, дія: створення контакту в Lumenbase через API. Додатково: створення пов'язаної компанії, якщо вказано назву.
• Активність для забронюваного зустрічі: тригер при бронюванні зустрічі через Calendly, дія: пошук відповідного контакту в Lumenbase за електронною поштою та створення активності, пов'язаної з цим контактом.
• Синхронізація таблиць: тригер при закритті Угоди як виграної, дія: додавання рядка до Google Sheets із даними Угоди.

Більшість проблем із Zap відносяться до кількох категорій:

Журнал завдань Zapier показує кожне виконання Zap із детальними логами. Перевіряйте його в першу чергу при налагодженні.

• Zap не спрацьовує: URL вебхука не збережено коректно в Lumenbase, або тип події не збігається.
• 401 Unauthorized: недійсний або прострочений API-ключ. Згенеруйте новий і оновіть Zap.
• Відсутні дані: неправильне зіставлення полів. Перевірте, що посилання на поля Zapier точно збігаються з назвами полів Lumenbase.
• Дублюючі записи: Zap спрацьовує кілька разів. Додайте фільтри для запобігання дублікатам.
• Затримка виконання: інтервал опитування Zapier. Оновіть план Zapier для прискорення або використовуйте вебхуки.

Ці рекомендації допоможуть Zap працювати надійно без витрачання квоти Zapier:

• Активно використовуйте фільтри. Якщо ви хочете, щоб Zap спрацьовував лише для Угод понад 10 000, додайте фільтр замість того, щоб пропускати всі Угоди.
• Давайте Zap описові назви. "Typeform → Контакт Lumenbase (Маркетинговий сайт)" краще, ніж "Мій Zap", якщо у вас 20 автоматизацій.
• Тестуйте з реальними даними. Функція тестування Zapier використовує зразкові дані. Перед запуском вручну запустіть реальну подію та перевірте повний потік.
• Контролюйте використання завдань. Кожне виконання Zap споживає завдання Zapier. Тригери з великим обсягом можуть швидко вичерпати місячну квоту.
• Документуйте свої Zap. Використовуйте поле опису Zapier, щоб записати, що робить Zap і для чого він існує.
• Налаштуйте сповіщення про помилки. Zapier може надсилати електронні листи при збоях Zap. Увімкніть це, щоб вчасно помічати зламані автоматизації.

• API-ключі: Налаштування → Налаштування компанії → Інтеграції → API
• Вихідні вебхуки: Налаштування → Налаштування компанії → Інтеграції → Webhooks
• Панель Zapier: zapier.com/app/zaps
• Тригер вебхука: Webhooks by Zapier → Catch Hook
• Дія API: Webhooks by Zapier → POST