Інтеграція з Microsoft 365

Більшість команд, що використовують Outlook, не інтегрують його з CRM. Вони або взагалі не відстежують електронну пошту, або вручну копіюють важливі листи. Це створює прогалини в історії активностей і ускладнює відстеження повних відносин із клієнтом.

Інтеграція календаря ще рідша. Нотатки зустрічей і подальші дії відбуваються окремо від електронної пошти, утворюючи роз'єднані записи. Коли комусь потрібно побачити всі точки контакту з клієнтом, доводиться перевіряти кілька місць.

Інша проблема - командний доступ. Не всі мають доступ до одних акаунтів Outlook, тому важливі листи від клієнтів залишаються в особистих папках вхідних, де інші не можуть їх бачити.

Lumenbase використовує Microsoft OAuth для безпечного підключення до вашого акаунта Microsoft 365. Після підключення листи синхронізуються автоматично у фоновому режимі. Система зіставляє листи з контактами та компаніями за адресою електронної пошти, тому розмови відображаються в правильних записах автоматично.

Синхронізація календаря працює двосторонньо. Зустрічі, створені в Outlook, відображаються в Lumenbase, а зустрічі, створені в Lumenbase, синхронізуються назад до вашого календаря Outlook.

Зіставлення листів відбувається автоматично на основі адрес відправника та одержувача. Якщо лист надійшов від контакту в CRM або надіслано йому, він прив'язується до хронологіі цього контакту. Незіставлені листи доступні в розділі Комунікації для ручного зв'язування.

1. Перейдіть до налаштувань інтеграції: Мої налаштування → Інтеграції → Outlook / Microsoft 365. Ви побачите кнопку «Підключити акаунт Microsoft», якщо підключення немає.
2. Авторизуйте підключення: натисніть «Підключити акаунт Microsoft». Це відкриває сторінку OAuth Microsoft. Увійдіть за допомогою акаунта Microsoft (особистого або робочого/навчального). Перегляньте та прийміть запитані дозволи для доступу до електронної пошти та календаря.
3. Налаштуйте параметри синхронізації: синхронізація листів (увімкнути/вимкнути), синхронізація календаря (увімкнути/вимкнути), перегляд підключеного акаунта (яка адреса підключена), моніторинг статусу синхронізації (часова мітка останньої синхронізації).
4. Запустіть початкову синхронізацію: натисніть «Синхронізувати зараз» для запуску. Це може зайняти кілька хвилин залежно від обсягу листів. Наступні синхронізації відбуваються автоматично у фоновому режимі.

Автоматичне зіставлення контактів: коли лист синхронізується, система перевіряє адреси відправника та одержувача в базі даних контактів. Якщо знайдено збіг, лист відображається на хронологіі цього контакту. Якщо контакт має компанію, він також відображається на хронологіі компанії.

Частота синхронізації: синхронізація листів відбувається автоматично у фоновому режимі. Ви також можете запустити ручну синхронізацію будь-коли за допомогою кнопки «Синхронізувати зараз». Система відстежує вже синхронізоване, тому наступні синхронізації витягують лише нові листи.

Потоки листів: листи групуються в потоки розмов, подібно до перегляду розмов в Outlook. Відповіді та переадресації пов'язані між собою, тому ви бачите повний контекст розмови в одному місці.

Синхронізація календаря є необов'язковою та працює двосторонньо. Після увімкнення:

• Зустрічі з контактами відображаються на їхніх хронологіях активностей у Lumenbase
• Події, створені в Lumenbase, синхронізуються до вашого календаря Outlook
• Ви можете переглядати та керувати зустрічами з будь-якого інтерфейсу
• Дублікати подій виявляються та автоматично об'єднуються

Корпоративні команди продажів: коли кілька членів команди працюють із корпоративними клієнтами, всі можуть бачити історію листів без доступу до акаунтів Outlook один одного. Це запобігає дублюванню охоплення.

Керування акаунтами: менеджери акаунтів можуть бачити всю історію листів із клієнтами перед дзвінками або зустрічами. Це усуває необхідність просити клієнтів повторювати інформацію.

Уніфікований вигляд комунікацій: перегляньте всі точки контакту з контактом в одному місці. Якщо хтось надсилає вам лист і також пише в LinkedIn, обидва відображаються в одній хронологіі.

Очікування синхронізації в реальному часі: синхронізація листів відбувається у фоновому режимі, не в реальному часі. Зазвичай є затримка кілька хвилин. Використовуйте «Синхронізувати зараз», якщо потрібні негайні оновлення.

Не оновлюються адреси електронної пошти контактів: зіставлення листів працює лише якщо адреси у CRM точні. Тримайте поля електронної пошти контактів актуальними для найкращих результатів.

Вимоги щодо затвердження адміністратором: деякі організації Microsoft 365 вимагають затвердження IT-адміністратора перш ніж сторонні програми можуть підключитися. Якщо підключення не вдається, зв'яжіться з IT-командою щодо затвердження програми в Azure AD.

Конфлікти синхронізації календаря: якщо ви створюєте одну й ту саму зустріч і в Outlook, і в Lumenbase, можуть з'явитися дублікати. Система намагається виявляти та об'єднувати дублікати, але краще створювати зустрічі в одному місці.

Підключення не вдається:

1. Очистіть кеш браузера та файли cookie, після чого повторіть спробу.
2. Переконайтеся, що спливаючі вікна не заблоковані для вікна авторизації.
3. Спробуйте використати приватне вікно браузера.
4. Для Microsoft 365 перевірте, чи організація вимагає згоди адміністратора.
5. Переконайтеся, що входите з правильним акаунтом Microsoft.

1. Переконайтеся, що синхронізацію листів увімкнено в налаштуваннях інтеграції.
2. Натисніть «Синхронізувати зараз» для запуску ручної синхронізації.
3. Перевірте часову мітку останньої синхронізації. Якщо застаріла, від'єднайтесь і підключіться знову.
4. Переконайтеся, що адреса підключеного акаунта правильна.
5. Перевірте, чи адреси електронної пошти відповідають контактам у CRM.

Токени OAuth іноді закінчуються, особливо якщо ви змінюєте пароль Microsoft або вмикаєте додаткові заходи безпеки. Якщо ви бачите статус «Потрібне повторне підключення», натисніть кнопку повторного підключення та авторизуйтеся знову. Налаштування синхронізації та історія зберігаються після повторного підключення.

• Підключити Outlook: Мої налаштування → Інтеграції → Outlook / Microsoft 365
• Переглянути синхронізовані листи: Комунікація (бічна панель)
• Ручна синхронізація: налаштування інтеграції → Синхронізувати зараз
• Контроль конфіденційності: Комунікація → Розмова → перемикач конфіденційності
• Налаштування календаря: налаштування інтеграції → розділ синхронізації календаря
• Від'єднати акаунт: налаштування інтеграції → Від'єднати