Пошук і злиття дублікатів

• Виявлення дублікатів: автоматичне сканування виявляє потенційні дублікати серед контактів, компаній та угод.
• Розумне злиття: об'єднання записів із збереженням найбільш повних та точних даних з кожного.
• Правила запобігання: блокуйте створення дублікатів у джерелі за допомогою настроюваних правил зіставлення.
• Бал якості даних: відстежуйте загальний стан бази даних та визначайте записи, що потребують уваги.

Lumenbase використовує алгоритми нечіткого зіставлення для виявлення потенційних дублікатів. На відміну від простого пошуку точних збігів, нечітке зіставлення вловлює варіації на кшталт "Іван Петров" та "Ваня Петров" або "Компанія Плюс" та "Компанія-Плюс".

Критерії зіставлення за типом сутності: Контакти — за адресою електронної пошти (найнадійніший) та ім'ям плюс компанією або номером телефону; Компанії — за доменом/веб-сайтом, назвою компанії або номером телефону; Угоди — за назвою угоди плюс компанією, контактом плюс датою закриття.

Зіставлення за електронною поштою є найнадійнішим сигналом. Зіставлення за ім'ям складніше. Поширені імена генерують багато хибних спрацьовувань, тому система вимагає додаткових полів зіставлення перед позначенням їх як дублікатів.

Кожен потенційний дублікат отримує бал впевненості від 0 до 100: 90–100 (Дуже високий): точний збіг електронної пошти або точне ім'я плюс компанія; 70–89 (Високий): подібне ім'я плюс той самий домен або телефон; 50–69 (Середній): подібне ім'я плюс часткові збіги полів; нижче 50 (Низький): не позначається як потенційний дублікат.

Виявлення дублікатів запускається автоматично під час імпорту і може бути ініційоване вручну з розділу "Якість даних".

Ви можете отримати доступ до виявлення дублікатів з двох місць: виділена панель якості даних або безпосередньо у будь-якому перегляді списку сутностей.

1. Відкрийте Якість даних: перейдіть до Налаштування компанії → Якість даних → Дублікати. Ви побачите зведення виявлених дублікатів, згрупованих за типом сутності.
2. Перегляньте групи дублікатів: натисніть на будь-яку групу дублікатів, щоб побачити зіставлені записи поруч. Кожна група показує виділені поля зіставлення та бал впевненості.
3. Фільтруйте за балом впевненості: використовуйте фільтр впевненості для зосередження спочатку на збігах з високим балом. Збіги з нижчим балом вимагають ретельнішого перегляду.

Злиття об'єднує два або більше дублікати в один уніфікований запис. Процес зберігає всі пов'язані дані (активності, угоди, завдання), перезв'язуючи їх із записом, що залишається.

1. Виберіть, який запис стане "первинним" (той, що залишиться).
2. Перегляньте поле за полем, які значення зберегти з кожного дублікату.
3. Підтвердіть злиття. Вторинні записи видаляються, а їхні дані перезв'язуються.
4. Усі активності, угоди та завдання з видалених записів переходять до первинного.

Коли дублікати мають різні значення для одного поля, ви вибираєте, яке зберегти. Система пропонує значення за замовчуванням на основі повноти та актуальності даних: непорожні значення переважають над порожніми; нещодавно оновлені значення переважають, коли обидва існують; адреси електронної пошти за замовчуванням отримують підтверджену, якщо доступна; ручне перевизначення доступне для кожного поля.

Злиття є незворотним. Вторинний запис видаляється і не може бути відновлений. Якщо ви не впевнені, чи є записи дублікатами, використовуйте опцію "Позначити як не дублікат" для виключення з майбутніх сканувань.

Коли ви стикаєтесь з сотнями дублікатів (що є звичайним після неохайного імпорту даних), злиття по одному є непрактичним. Масове злиття дозволяє вирішити кілька груп дублікатів одночасно.

1. Відфільтруйте дублікати до збігів з високим балом впевненості (90+) для безпеки.
2. Виберіть кілька груп дублікатів за допомогою прапорців.
3. Натисніть "Масове злиття" і виберіть стратегію вирішення.
4. Перегляньте зведення, що показує, що станеться з кожною групою.
5. Підтвердіть для обробки всіх вибраних злиттів.

Зберегти найстаріший: первинним є запис, створений першим. Зберегти найновіший: первинним є найнещодавніше створений. Зберегти найповніший: первинним є запис із найбільшою кількістю заповнених полів. Зберегти найактивніший: первинним є запис із найбільшою кількістю пов'язаних активностей.

Почніть з невеликої партії з 10–20 дублікатів для перевірки відповідності результатів вашим очікуванням. Після впевненості в процесі збільшуйте масштаб до більших партій.

Очищення необхідне, але запобігання краще. Lumenbase пропонує кілька інструментів для зупинки дублікатів ще до потрапляння в базу даних.

Обробка дублікатів при імпорті: під час імпорту CSV або Excel система автоматично позначає потенційні дублікати. Ви можете вибрати: пропустити, оновити, створити будь-яким чином або переглянути.

Попередження про дублікати в режимі реального часу: при ручному створенні контактів або компаній система перевіряє збіги в режимі реального часу. Якщо потенційний дублікат існує, ви побачите попередження з можливістю переглянути наявний запис.

Дедуплікація веб-форм: форми, підключені через API, можна налаштувати для оновлення наявних записів замість створення дублікатів.

• Запускайте сканування дублікатів щомісяця, або щоквартально як мінімум для менших баз даних.
• Обробляйте дублікати з високим балом впевненості негайно — вони майже завжди правильні.
• Ретельно переглядайте збіги з середнім балом — збіги лише за іменем часто не є справжніми дублікатами.
• Навчайте команду перевіряти наявні записи перед створенням нових.
• Використовуйте послідовні стандарти введення даних (наприклад, завжди "ТОВ", а не "Товариство з обмеженою відповідальністю").
• Очищайте перед великими імпортами, щоб не множити наявні дублікати.
• Розгляньте призначення "відповідального за дані", що відповідає за поточну якість.

• Панель якості даних: Налаштування компанії → Якість даних.
• Виявлення дублікатів: Якість даних → вкладка Дублікати.
• Налаштування імпорту: майстер імпорту → крок обробки дублікатів.
• Історія злиттів: Якість даних → Історія злиттів.