Guide
CRM med fakturering
De flesta CRM-system slutar vid signaturen. För ett konsult- eller byråföretag börjar arbetet där: leveransen, tiden, fakturan och nästa uppdrag. Den här sidan handlar om vad ett CRM med fakturering faktiskt behöver kunna, och när det är bättre att koppla ihop två system i stället.
Varför offert och faktura hör ihop med kundrelationen
I ett tjänsteföretag är offerten, uppdraget och fakturan samma affär sedd från tre håll. När de ligger i tre system måste någon skriva in samma sak tre gånger, och det är i den överföringen som belopp, datum och ansvarig slutar stämma.
Den praktiska kostnaden syns sällan som ett fel. Den syns som att ingen vet vad en kund har fakturerats totalt, eller att en förlängning missas för att avtalet ligger i ett bokföringsprogram som ingen i säljteamet öppnar.
Frågan som avgör om det spelar roll för er: kan ni svara på vad varje kund har fakturerat de senaste tolv månaderna utan att exportera något? Om svaret är nej ligger relationen och pengarna i olika system.
Två sätt att lösa det, och när vardera fungerar
Inbyggd fakturering betyder att fakturan skapas från samma kundpost som affären. Fördelen är att inget skrivs in två gånger och att historiken hänger ihop. Nackdelen är att inget CRM är ett bokföringssystem: moms, bokslut och revisorns krav löser ni fortfarande i ett ekonomisystem.
Integration mot ekonomisystemet betyder att CRM och till exempel Fortnox eller Visma pratar med varandra. Det fungerar bra när ekonomiavdelningen redan har sina rutiner, och sämre när kopplingen bara går åt ett håll, för då börjar de två systemen glida isär utan att någon märker det.
För ett företag under ungefär tjugo personer brukar inbyggd fakturering plus export till redovisningen vara enklast. Över det vinner ofta en riktig integration, för då finns det någon vars jobb det är att sköta ekonomin.
Det som brukar glömmas bort
Löpande retainers. Ett fast månadsarvode är inte en affär som stängs, det är en affär som ska faktureras varje månad tills någon säger till. Ett CRM som bara kan skapa engångsfakturor gör det till en manuell påminnelse, och de missas.
Valuta. Svenska byråer med nordiska eller brittiska kunder fakturerar i flera valutor. Kontrollera att både offerten och rapporterna klarar det innan ni bestämmer er, inte efter.
Vem som får se vad. Alla i ett företag ska inte se alla belopp. Kontrollera att behörigheterna går att sätta per post och inte bara per användare.
Att kontrollera innan ni väljer
- Skapas fakturan från kundposten. Om ni måste öppna ett annat system och skriva in kunden igen är det ingen integration, det är två system bredvid varandra.
- Klarar det återkommande fakturering. Retainers och abonnemang ska faktureras utan att någon kommer ihåg det varje månad.
- Går det att svara på intäkt per kund över tid. Tolv månader bakåt, per kund, utan export. Det är frågan som avgör vem som ska få er uppmärksamhet.
- Hur kommer det ut till redovisningen. Export eller koppling mot ekonomisystemet. Kontrollera formatet med den som gör bokslutet, i förväg.
- Flera valutor och moms. Testa med en riktig utländsk kund under provperioden. Det är där det brukar visa sig.